Auf dieser Seite erhalten Sie eine Übersicht über die gesetzliche vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen für allgemeine Unterlagen z.B. Steuerunterlagen und Rechnungen. Diese Vorgaben sind in der Regel für sämtliche Unternehmen, Vereine und Freiberufler gültig und einzuhalten.
Auf den weiteren Unterseiten erhalten Sie weitere spezifische Aufbewahrungsfristen für folgende Branchen, Themen und Institutionen:
- Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Mitarbeiterunterlagen
- Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Steuerberater / Anwälte und Notare
- Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Gesundheitsberufe (Ärzte, Physiotherapeuten, etc.)
- Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Schulen
- Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Städten/Kommunen und Gemeinden
- Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen
Hinweis: Die Liste ist nicht abschließend und wird bei Neuerungen geändert. Auch nach sorgfältiger Recherche kann keine Gewährleistung auf die Richtigkeit der Angaben gegeben werden.
Allgemein (Steuerunterlagen, Rechnungen etc.)
| Schriftgut / Unterlagen | Gesetzliche Grundlage | Aufbewahrungs-frist | Fristbeginn der Aufbewahrung |
|---|---|---|---|
| Abrechnungsunterlagen | § 147 AO, § 257 HGB | 10 Jahre | Ende des Kalenderjahres |
| Abtretungserklärung, soweit abgeschlossen | § 147 AO, § 257 HGB | 10 Jahre | Ende des Kalenderjahres |
| Akkreditive | § 147 AO, § 257 HGB | 6 Jahre | Ende des Kalenderjahres |
| Anhang Jahresabschluss | § 147 AO, § 257 HGB | 10 Jahre | Ende des Kalenderjahres |
| Anlagenvermögensbücher | § 147 AO, § 257 HGB | 10 Jahre | Ende des Kalenderjahres |
| Änderungsnachweis der EDV-Buchführung | § 147 AO, § 257 HGB | 10 Jahre | Ende des Kalenderjahres |
| Angebotsunterlagen ohne Auftrag | keine konkrete Vorgabe | Empfehlung: 1 Jahr | nach Ausstellung |
| Angebotsunterlagen mit Auftragsfolge | § 147 AO, § 257 HGB | 6 Jahre | Ende des Kalenderjahres |
| Arbeitsanweisungen (auch für EDV-Buchführung) | § 147 AO, § 257 HGB | 10 Jahre | Ende des Kalenderjahres |
| Ausgangsrechnungen | § 147 AO, § 257 HGB | 10 Jahre | Ende des Kalenderjahres |
| Bankbelege | § 147 AO, § 257 HGB | 10 Jahre | Ende des Kalenderjahres |
| Bürgschaften nach Vertragsende | § 147 AO, § 257 HGB | 10 Jahre | Ende des Kalenderjahres |
| Belegformate | § 147 AO, § 257 HGB | 10 Jahre | Ende des Kalenderjahres |
| Betriebsabrechnungen mit Belegen für Bewertungsgrundlage | § 147 AO, § 257 HGB | 10 Jahre | Ende des Kalenderjahres |
| Betriebskostenrechnungen | § 147 AO, § 257 HGB | 10 Jahre | Ende des Kalenderjahres |
| Betriebsprüfungsberichte (Außenprüfung) | § 147 AO, § 257 HGB | 6 Jahre | Ende des Kalenderjahres |
| Bewertungsunterlagen | § 147 AO, § 257 HGB | 10 Jahre | Ende des Kalenderjahres |
| Bilanz / Eröffnungsbilanz | § 147 AO, § 257 HGB | 10 Jahre | Ende des Kalenderjahres |
| Bücher und Aufzeichnungen | § 147 AO | 10 Jahre | Ende des Kalenderjahres |
| Betriebsbücher / Wartungsbücher für Amalgamabscheider | Anhang 50 AbwV | 5 Jahre | nach letzten Eintrag |
| Buchungsbelege (Rechnungen, Lieferscheine, Kontoauszüge, Quittungen) | § 147 AO, § 257 HGB | 10 Jahre | Ende des Kalenderjahres |
| Darlehensunterlagen (nach Vertragsende) | § 147 AO, § 257 HGB | 10 Jahre | Ende des Kalenderjahres |
| Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Auftrags) | § 147 AO, § 257 HGB | 10 Jahre | Ende des Kalenderjahres |
| Dateiverzeichnis | § 147 AO, § 257 HGB | 10 Jahre | Ende des Kalenderjahres |
| Eröffnungsbilanzen | § 147 AO | 10 Jahre | Ende des Kalenderjahres |
| Entsorgungsnachweise, Übernahmescheine, Begleitscheine für Amalgam, Röntgenchemikalien | § 25 Abs. 1 Satz 1 i.Vm. § 24 NachwV, §§ 42, 43 KrW-/AbfG | min. 3 Jahre, Empfehlung: 10 Jahre | nach Ausstellung des Nachweises |
| Handelsbücher | § 147 AO | 10 Jahre | Ende des Kalenderjahres |
| Inventare | § 147 AO | 10 Jahre | Ende des Kalenderjahres |
| Jahreabschlüsse | § 147 AO | 10 Jahre | Ende des Kalenderjahres |
| Lageberichte | § 147 AO | 10 Jahre | Ende des Kalenderjahres |
| Prüfprotokolle von Arbeitsmitteln | § 11 Satz 3 i.V.m. §§ 2, 10 BetrSichV | bis zur nächsten Prüfung | nach Abschluss der Prüfung |
| Prüfprotokoll für Druckbehälter | § 19 Abs. 2 BetrSichV | für die Dauer des Betriebs | nach Außerbetriebnahme |
| Prüfprotokoll für Feuerlöscher | § 4 Abs. 3 ArbStättV, Abschnitt 6.1 BGR 133 | bis zur nächsten Prüfung | nach Abschluss der Prüfung |
| Verbandsbuch (Dokumentation von Erste-Hilfe-Leistungen) | § 24 Abs. 6 Satz 1 BGV A1 | 5 Jahre | nach letztem Eintrag |